Persondatapolitik

Grundejerforeningen Pilelys  persondatapolitik

EU har vedtaget en ny persondataforordning, som efterfølgende er blevet godkendt af Folketinget. Denne forordning gælder for alle virksomheder i Danmark, og da G/F Pilely betragtes som en virksomhed, så er vi omfattet af denne forordning.

Registrering af personoplysninger.

Foreningen registrerer kun de oplysninger om foreningens medlemmer der er nødvendige for at foreningen kan foretage opkrævning af kontingent. Foreningen registrerer følgende:

1. Navn på den enkelte parcelejer og eventuel dennes ægtefælle/samlever.
2. Adresse på den enkelte parcelejer.

Derudover har vi for nogle medlemmers vedkommende registreret telefonnumre og E-mail adresser, som vi enten har modtaget fra jer selv (f.eks. i forbindelse med jeres tilmelding til foreningens hjemmeside), eller fra en ejendomsmægler/advokat i forbindelse med jeres køb af en ejendom i foreningen.

Disse oplysninger giver os mulighed for at kontakte jer i foreningsspørgsmål.  

• Bestyrelsen har ikke registreret andre oplysninger om foreningens medlemmer.

• G/F Pilely udleverer aldrig oplysninger om foreningens medlemmer til andre for kommerciel brug.

• Det enkelte medlem har ret til at få oplyst, hvilke oplysninger, som foreningen har registret om den pågældende. Disse oplysninger vil blive udleveret efter henven-delse til foreningens formand eller næstformand.  

• På konkret anmodning vil foreningens eventuelle oplysninger om medlemmets telefonnummer eller E-mail adresse blive slettet.  

Hvis et medlem er berettiget til en påskønnelse i anledning af f.eks. et sølvbryllup, og bestyrelsen er orienteret herom, så vil det pågældende medlem modtage en gave på dagen. Herefter vil oplysningen og udgiften alene fremgå af et udgiftsbilag i foreningens regnskab for det pågældende år.  Oplysningen vil ikke blive registreret til brug ved et efterfølgende højtideligheder.  

Opbevaring af personoplysninger.

Foreningens medlemmer har krav på, at de oplysninger, som foreningen er i besiddelse af, blive opbevaret forsvarligt.

• Medlemmernes almindelige personlige oplysninger (navn, adresse, og eventuelle telefonnumre og E-mailadresser) bliver opbevaret elektronisk på en computer/ harddisk eller på en USB stik hos henholdsvis formand, næstformand og kasserer.

• Grundejerforeningen Pilely har ikke registreret nogen form for særlige personlige oplysninger om foreningens medlemmer.

• Foreningens 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer har ikke adgang til foreningens almindelige personoplysninger men får nødvendige oplysninger udleveret til brug for konkrete foreningsspørgsmål (f.eks. i forbindelse med planlægning af fastelavnsarrangementer m.v.).

• Foreningens elektroniske oplysninger på computer/harddisk eller USB stik, opbevares med sikkerhed for øje med Windows Firewall, Windows Defender, Norton Security eller lignende godkendte sikkerhedsprogrammer samt med nødvendige kodeord, til sikring af, at oplysningerne ikke stjæles og misbruges.

• Derudover koncentrerer bestyrelsen sig om at have så få oplysninger om de enkelte medlemmer som muligt, således at disse oplysninger ikke i sig selv burde have interesse for eventulle hackere og ikke burde kunne misbruges til ulovlige formål.

• Alle personoplysninger om tidligere medlemmer af G/F Pilely vil blive slettet senest 2 år efter fraflytning fra foreningen. Dog vil oplysninger af rent historisk værdi blive opbevaret for så vidt, at der foreligger accept fra det pågældende medlem.

Datasikkerhed og dataansvarlig.    

Den til en hver tid siddende formand er dataansvarlig og skal sikre, at der ikke sker brud på foreningens persondatapolitik eller sikkerhedsbrud i øvrigt.

Eventuelle brud på foreningens datapolitik eller udstyr vil blive indberettet til Datatilsynet senest 72 timer efter at det er opdaget.

Foreningens medlemmer har ret til at indgive klage til Datatilsynet, hvis pågældende er utilfreds med den måde, hvorpå foreningen behandler den pågældendes personoplys- ninger. Kontaktoplysninger til Datatilsynet kan findes på www.datatilsynet.dk.

Foreningens datapolitik vil løbende blive opdateret i forhold til den til enhver tid gældende lovgivning. 

Denne datapolitik er trådt i kraft den 25. maj 2018.

                      Martin Jansen,                                                              Ole J. Andreasen,

                           formand                                                                         næstformand